Som følge af vores samarbejde behandler vi oplysninger om dig.

Denne persondatapolitik beskriver, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Retningslinjerne for vores behandling af personoplysninger findes i EU’s Databeskyttelsesforordning (”GDPR” - 2016/679) og den danske Databeskyttelseslov, som begge træder i kraft den 25. maj 2018. Inden denne dato er behandlingen reguleret i den nuværende danske Persondatalov. 

1. Dataansvarlig

Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger er:

iTOOLS I/S
CVR-nr. DK 34 22 06 62
Skovdalsvej 4
8300 Odder
Danmark
al@itools.dk
+45 53 53 33 15

2. Formål - Brug af personoplysninger

Vi anvender dine personoplysninger til følgende formål:
Vi behandler dine personoplysninger som led i kunderelation og/eller i kraft af vores samarbejde. 

3. Kategorier af personoplysninger

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

1. Almindelige personoplysninger: Almindelige oplysninger såsom navn, adresse, kontaktdata, CVR.nr., offentligt tilgægelige oplysninger om virksomhedens drift, produktionsforhold, ejerforhold, økonomi, kontonummer mv., som vi behandler. 

4. Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger som beskrevet ovenfor baseret på følgende behandlingsgrundlag:

1. For at kunne opfyldte vores kontrakt, samarbejdsaftale mv.
2. For at kunne overholde gældende lovgivning.
3. Hvis det følger af en tilstrækkelig legitim interesse.
4. Hvis vi har fået samtykke til at behandle oplysningerne. 

5. Opbevaring af personoplysninger

De personoplysninger, vi indsamler i forbindelse med kunde- og/eller samarbejdsforholdet, vil blive opbevaret fysisk og/eller elektronisk.

Dine oplysninger vil blive opbevaret sikkert og fortroligt. Det er alene personer med et sagligt behov, som har lovlig adgang til dine personoplysninger. 

Ved ophør af kunde- eller samarbejdsforholdet tager vi stilling til, i hvilket omfang dine oplysninger skal slettes. Som udgangspunkt vil dine personoplysninger blive opbevaret i 5 år efter kunde- eller samarbejdsforholdets ophør, og vil herefter blive slettet uden unødigt ophold ved årets udgang. Giver lovgivningen undtagelsesvis grundlag for en længere opbevaring kan dette finde sted. 

6. Kilder

Vi indsamler personoplysninger fra følgende kilder:

• Direkte fra dig, herunder din virksomheds hjemmeside
• Offentlige myndigheder, fx. CVR
• Virksomhedsportaler, fx. Proff.dk 

7. Videregivelse af dine personoplysninger

Vi kan videregive dine personoplysninger til tredjepart, som bistår os med at håndtere vores administration, fx lønadministration, bogholderi, hosting af it-systemer m.v.

Ligeledes videregiver vi dine personoplysninger til relevante offentlige myndigheder i det omfang, vi er forpligtede hertil. 

8. Informationssikkerhed

Vi gør vores yderste for at beskytte iTOOLS og vores kunder og samarbejdspartnere mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som vi lagrer.

Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt i iTOOLS

• Antivirus på alle IT-systemer, der behandler personoplysninger
• Backup af alle it-systemer, der behandler personoplysninger
• Anvendelse af branchetypiske IT-systemer til behandlingsaktiviteterne
• Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendligt.
• Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personlysninger på iTOOLS’ vegne.
• Vejledning i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for personale med adgang til informationssystemer.
• Gennemførelse af risikovurdering og dokumentation af alle systemer, der behandler person-oplysninger for at sikre et oplyst grund for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen i iTOOLS. 

9. Overholdelse og samarbejde med myndigheder

Vi gennemgår regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik. Vi overholder også adskillige andre, interne IT-sikkerhedspolitikker. Hvis vi modtager formelle skriftlige klager, forpligter vi os til at kontakte afsenderen for at følge op på klagen. Vi forpligter os desuden til at samarbejde med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse klager om overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med vores kunder/samarbejdspartnere. 

10. Ændringer

Vores persondatapolitik kan ændres fra tid til anden. Vi begrænser ikke dine rettigheder i henhold til denne person-datapolitik uden dit udtrykkelige samtykke. Eventuelle ændringer af denne privatlivspolitik angives på websitet itools.dk, og hvis der sker væsentlige ændringer, vil vi gøre opmærksom på dem på en mere i øjnefaldende måde (for visse ændringer oplyser vi bl.a. om ændringer vi e-mail). 

11. Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder:

• Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.
• Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
• Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke.
• Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
• Du kan altid indgive en klage over behandlingen af dine personoplysninger til en databeskyttelses-tilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet. 

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at rette henvendelse til Online Manager Anna Larsen på følgende e-mail al@itools.dk, hvorefter din henvendelse håndteres manuelt.

Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller noget som vil være ekstremt upraktisk (f.eks. anmodninger om oplysninger, der findes som sikkerhedskopier).

Hvis vi kan rette oplysninger, gør vi naturligvis dette gratis, med mindre det kræver en uforholdsmæssig stor indsats. Vi bestræber os på at vedligeholde vores systemer på en måde, der beskytter oplysninger fra fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores systemer, er det derfor muligt, at vi ikke altid kan slette tilhørende kopier fra vores arkivservere med det samme.

Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde, eller at din indsigelse bliver imødekommet - dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

Denne persondatapolitik er sidst opdateret: 15/05 2018

Med venlig hilsen 

              Anna Larsen                                                      

iTOOLS I/S